Shit in – Shit out

KI als Kollege – und als Ergebnis eines gemeinsamen Weges

Künstliche Intelligenz kann im Mittelstand enorme Hebel bewegen: Kosten senken, Qualität erhöhen, Wissen sichern, Menschen von Routinen entlasten. Aber sie tut all das nur dort, wo die Voraussetzungen stimmen – in den Köpfen, in der Kultur und in den Strukturen einer Organisation.

Wenn wir KI als „Kollegen“ betrachten, dann braucht dieser Kollege einen klaren Auftrag, ein verständliches Umfeld und Menschen, die bereit sind, mit ihm zusammenzuarbeiten. Dazu gehören:

• eine geteilte Vision,
• der Mut, heilige Kühe zu hinterfragen,
• die Bereitschaft, in Schleifen zu lernen,
• und eine Kultur, in der Erfolge sichtbar gemacht und gefeiert werden.

Genau hier setzt projekt-dialog mit dem Ansatz „KI als Kollege“ an: Wir verbinden Organisationsentwicklung, Haltung, Change-Kompetenz, KI-Expertise und solide IT-Erfahrung zu einem Ansatz, der Optimierung nicht beim Tool, sondern beim Menschen beginnt – und der Schritt für Schritt dazu führt, dass Unternehmen zu leistungsfähigen, lernenden Organisationen werden, die die Möglichkeiten von KI wirklich nutzen.

Warum Optimierung im Mittelstand im Kopf beginnt – nicht im Tool.

Wir in Deutschland kennen Krisen – und wir kennen unser Talent, sie erst dann ernst zu nehmen, wenn es fast zu spät ist. Lange waren wir verwöhnt: billige Energie, volle Auftragsbücher, ein Geschäftsmodell, das „irgendwie immer funktioniert hat“. In dieser Komfortzone haben wir den Anschluss verpasst – bei E-Mobilität, Energiepolitik, der Abhängigkeit von Russland und vielem mehr.

Genau diese Haltung begegnet uns jetzt beim Thema “Künstliche Intelligenz” im Mittelstand. Erst Skepsis, dann Hype – und inzwischen bei vielen eine gewisse Ernüchterung. Zahlreiche Unternehmen haben „irgendwas mit KI“ gestartet, aber wenn wir heute mit Geschäftsführungen und Führungsteams sprechen, hören wir oft dieselbe Frage:

Die ehrliche Antwort ist unbequem: Es liegt selten an der Technologie. Es liegt an Zielen, an Haltung – und daran, wie wir mit unseren Mitarbeitenden umgehen.

Auf unserer Website fassen wir das unter dem Titel „KI als Kollege“ zusammen: KI als ein Kollege, der nie müde wird, Wissen nutzbar macht und Prozesse effizienter werden lässt – eingebettet in eine smarte Organisation und People Readiness.

Shit in – shit out: Wenn KI nur das Chaos verstärkt

In unseren Projekten mit mittelständischen Unternehmen begegnen uns immer wieder die gleichen Muster:

Es fehlt ein klares Zielbild. Man ist sich einig, dass man „auch KI braucht“, aber kaum jemand kann präzise sagen, was genau besser werden soll: Kosten? Durchlaufzeiten? Ausschussquoten? Wissenssicherung? Servicequalität?

Gleichzeitig fließt viel Energie in Tools, Lizenzen, Pilotversuche und externe Dienstleister – ohne klare Prioritäten. Budgets werden gebunden, es wird an mehreren Baustellen gleichzeitig gewerkelt, aber der wahrnehmbare Nutzen bleibt aus.

Mitarbeitende werden meist viel zu spät einbezogen. Die Einführung von KI wird als IT-Projekt verstanden, nicht als Veränderung der Zusammenarbeit. Die Folge: Verunsicherung, stille Ablehnung, passiver Boykott. Und oft fehlt ein solides Projektmanagement – Verantwortlichkeiten sind unklar, es gibt keine saubere Roadmap, keine Iterationen, in denen man bewusst lernt.

Am Ende passiert genau das, was man von komplexen Systemen kennt: Shit in – shit out.

Wenn Ziele, Daten, Prozesse und Haltung nicht stimmen, verstärkt KI einfach das Chaos, das schon da ist. Genau hier setzen wir bei projekt-dialog mit unserem Ansatz „KI als Kollege“ an.

Die eigentliche „geheime Zutat“: People Readiness und kollektiver Wille

Wir arbeiten seit über 25 Jahren mit Organisationen, die sich verändern, neu ausrichten oder schlicht besser werden wollen – lange bevor KI zum Schlagwort wurde. Aus dieser Erfahrung ist eines klar geworden: Nicht die Technologie entscheidet über den Erfolg, sondern die Haltung der Menschen, die mit ihr arbeiten.

Wir nennen das People Readiness: den Zustand, in dem Menschen nicht nur „mitziehen müssen“, sondern wirklich gestalten wollen. In dem Kreativität, Erfahrung und kollektiver Wille zur Wirkung kommen. People Readiness, Smarte Organisation und KI als Kollege gehören bei uns deshalb konsequent zusammen.

Dazu gehört zuerst ein Haltungswechsel: weg vom dauernden Blick auf Probleme, hin zur Suche nach Lösungen.

„If you are looking on the problem you will not see the solution.“

Wer innerlich im Mangelmodus bleibt, sieht die Chancen nicht – und wird selbst die beste Technologie vor allem als Bedrohung wahrnehmen.

Aus neurowissenschaftlicher Perspektive wissen wir, dass unser Gehirn Sicherheit, Sinn und Gestaltungsspielräume braucht, um kreativ und lernfähig zu sein. Druck und Angst blockieren genau die Areale, die wir für Innovation, Umdenken und das Ausprobieren neuer Arbeitsweisen benötigen. Deshalb reicht es nicht, Schulungen anzubieten oder ein neues Tool auszurollen. Es braucht einen Raum, in dem Menschen verstehen, warum sich etwas verändert, worum es wirklich geht und welche Rolle sie darin spielen.

Genau hier setzt unser Ansatz „KI als Kollege“ an: KI wird nicht als Fremdkörper eingeführt, sondern als Teil einer Entwicklung, in der Haltung, Führung und Organisation mitwachsen.

Orchestriertes Expertenteam – statt nur Agenten-Bastler

Im Hype rund um KI beobachten wir immer wieder ein Phänomen: Es tummeln sich zahlreiche „KI-Experten“, deren Kernkompetenz in der Erstellung von KI-Agenten liegt. Dagegen ist nichts zu sagen – viele dieser Agenten sind technisch beeindruckend und können in bestimmten Kontexten echten Mehrwert stiften.

Doch die Realität im Mittelstand sieht anders aus als in einer reinen Spielwiese für Prototypen:

• Systeme müssen mit der bestehenden IT-Landschaft kompatibel sein.
• Produktionsumgebungen brauchen 24/7-Verfügbarkeit und Stabilität.
• Lösungen müssen erweiterbar und wartbar sein.
• Es braucht ein solides Fundament an Basis-IT-, Sicherheits- und Betriebs-Know-how.

Genau hier entsteht oft die Lücke: Agenten können gebaut werden – aber niemand übernimmt die Verantwortung dafür, wie diese Lösungen in eine bestehende Infrastruktur, in sensible Produktionsprozesse oder in kritische Geschäftsabläufe eingebettet werden.

Unsere Antwort darauf: Im Rahmen von „KI als Kollege“ arbeiten wir bewusst mit einem Expertenteam aus Change, KI und IT zusammen – und wir orchestrieren dieses Team für unsere Kunden. Das bedeutet:

• In der Frühphase stehen Transformations- und Change-Expert:innen im Vordergrund, die Zielbild, People Readiness und Projektarchitektur mitgestalten.
• In den Pilotphasen kommen KI- und Daten-Expert:innen dazu, die Use Cases modellieren, Prototypen bauen und gemeinsam mit den Teams testen.
• Für die produktive Umsetzung und Skalierung sorgen erfahrene IT-Architekt:innen und DevOps-Profis, die Kompatibilität, Sicherheit, Betriebsstabilität und Erweiterbarkeit sicherstellen.

So stellen wir sicher, dass in jeder Phase des Optimierungsprozesses genau die Kompetenzen verfügbar sind, die gerade gebraucht werden – von der ersten Idee über den Prototyp bis zur 24/7-fähigen Lösung im laufenden Betrieb. Und: Wir lassen Unternehmen nicht nach dem Workshop allein, sondern begleiten sie über die Einführung hinaus, bis die Lösungen im Alltag stabil laufen und weiterentwickelt werden.

Das Zielbild: Eine Vision, die alle mittragen – und die konkret wird

Der erste Schritt ist deshalb nie die Tool-Frage. Der erste Schritt ist immer ein klares Zielbild: eine Vision, die von allen relevanten Akteuren mitgetragen wird und so konkret ist, dass man sie herunterbrechen kann.

Wir arbeiten mit Führungsteams und Schlüsselpersonen an Fragen wie:

• Was genau soll besser werden?
• Woran merken wir in sechs, zwölf oder 24 Monaten, dass wir auf dem richtigen Weg sind?
• Welche Kennzahlen, Abläufe und Erlebnisse der Mitarbeitenden verändern sich?

In diesen Gesprächen tauchen fast immer verschüttete Ideen auf. Sätze wie „Das hatten wir mal angedacht, aber…“ oder „Super wäre es, wenn…“ sind für uns Gold wert. Sie zeigen, dass in der Organisation längst Potenzial und Kreativität vorhanden sind, die nie wirklich ernst genommen oder priorisiert wurden.

Wir heben diese Ideen bewusst und machen transparent:
„Das ist der Rohstoff, aus dem eine sinnvolle KI-Einführung wird.“

Wenn klar ist, wohin die Reise gehen soll und welche Themen für die Menschen tatsächlich relevant sind, entsteht ein völlig anderer Energielevel. KI ist dann kein Fremdkörper mehr, sondern ein Baustein in einer gemeinsam entwickelten Zukunft.

Von der Vision zu Piloten: „Low hanging Fruits“ zuerst

Aus Vision, Strategie und den geborgenen Ideen entstehen anschließend konkrete Piloten. Diese Piloten sind kein Zufallsprodukt, sondern werden gemeinsam mit den Beteiligten bewertet, priorisiert und so beschrieben, dass sie als Lastenheft für den KI-Einsatz dienen. Es wird geklärt:

• Welches Ziel hat der Pilot?
• Welche Prozesse sind betroffen?
• Welche Daten werden benötigt?
• Was soll am Ende konkret anders sein – messbar und erlebbar?

Ein Prinzip hat sich dabei immer wieder bewährt: Wir starten mit den „low hanging Fruits“ – also mit den Themen, die im Alltag den größten Ärger machen.

Oft sind das:

• umständliche Abläufe in der Buchhaltung,
• wiederkehrende Routineaufgaben im Vertrieb,
• nervige Dokumentations- und Abstimmungsprozesse im Backoffice.

Gerade dort lassen sich häufig mit relativ einfachen Mitteln spürbare Verbesserungen erzielen.

Diese frühen Piloten sind wichtig, weil sie sichtbare Entlastung schaffen. Wenn Mitarbeitende erleben, dass sie abends mit weniger offenem Kleinkram nach Hause gehen, dass Berichte schneller vorliegen oder dass Fehlerquoten sinken, dann entsteht Vertrauen. Diese Erfolgserlebnisse sind der Treibstoff für weitere Schritte:

Erst wenn Menschen spüren, dass KI ihnen wirklich hilft, wächst die Bereitschaft, mehr zu probieren und tiefer einzusteigen.

Mut und „heilige Kühe“: Ohne Risiko keine Veränderung

Ein weiterer Schlüssel ist Mut – insbesondere der Mut, heilige Kühe zumindest testweise zu schlachten. In vielen Organisationen gibt es Prozesse, die „schon immer so“ gemacht wurden, Strukturen, die niemand infrage stellt, und Entscheidungswege, die unnötig kompliziert sind.

In unseren Projekten laden wir die Beteiligten ein, genau an diesen Stellen bewusst Experimente zu wagen:

• Wie sähe der Prozess aus, wenn wir ihn radikal vereinfachen?
• Was wäre, wenn wir einen Teil der Entscheidungsvorbereitung an eine KI übergeben und uns auf das Prüfen und Entscheiden konzentrieren?
• Wie könnte Verantwortung näher an die Teams rücken, wenn Transparenz durch Daten und KI besser gewährleistet ist?

Häufig arbeiten wir dabei mit einer Gruppe von jungen, engagierten Mitarbeitenden, die Lust auf Veränderung und keine Berührungsängste mit Technologie haben – unseren „Speedbooten“ im System. Gemeinsam mit erfahrenen Führungskräften und – wo nötig – externen IT-Partnern setzen sie die ersten Piloten um.

Die Erfahrung: Wenn solche Teams zusammenarbeiten, entstehen Lösungen, die nicht nur technisch funktionieren, sondern in der Organisation akzeptiert und weitergetragen werden. Aus Skepsis wird Neugier, aus Widerstand wird Gestaltungswille.

Arbeiten wie in der IT: Schleifen statt Masterplan

Anstelle eines starren Fünfjahresplans arbeiten wir mit einem einfachen, aber konsequent angewandten Schleifenmodell:

1. Thema und Ziel definieren
2. Lösung testen (Pilot, Prototyp)
3. Ergebnis evaluieren (fachlich, menschlich, technisch)
4. Optimieren – und bei Bedarf skalieren

Diese iterative Logik ist aus der Software-Entwicklung vertraut, wird in Veränderungsprojekten aber erstaunlich selten gelebt. Für KI-Einführungen ist sie aus unserer Sicht unverzichtbar. Sie schafft einen Rahmen, in dem Fehler nicht als Scheitern, sondern als Lernmaterial verstanden werden. Mitarbeitende erleben, dass ihr Feedback wirklich etwas verändert; Führungskräfte sehen, ob Maßnahmen greifen oder nicht.

In Kombination mit unserem Ansatz „KI als Kollege“ entsteht so ein Lernzyklus, der sowohl kulturell als auch technologisch wirkt: Organisationen werden Schritt für Schritt zu lernenden, anpassungsfähigen Systemen, die mit KI arbeiten, statt ihr hinterherzulaufen.

Erfolge feiern – und zum Magneten für weitere Ideen werden

Ein Aspekt, der oft unterschätzt wird, ist das bewusste Feiern und Sichtbarmachen von Erfolgen. Wenn erste Piloten gut funktionieren, reicht es nicht, das im Projektteam zu wissen. Es braucht Geschichten, Bilder und Anlässe, die diese Erfolge in die Breite tragen:

• kurze Erfahrungsberichte in Meetings,
• Vorher-Nachher-Beispiele,
• Stimmen der Mitarbeitenden, die konkret erzählen, was sich für sie verbessert hat.

Immer wieder erleben wir denselben Effekt: Sobald einige sichtbare Erfolge erzählt werden, kommen Menschen aus anderen Bereichen mit der Frage: „Könnte man das bei uns auch machen?“

Genau an diesem Punkt kippt die Dynamik. Aus einem „Wir müssen wohl etwas mit KI machen“ wird ein „Wir wollen gemeinsam gestalten“.

Diese Energie ist die eigentliche Währung für eine erfolgreiche KI-Transformation. Sie lässt sich nicht verordnen, aber sie lässt sich durch kluge Gestaltung von Prozessen, Formaten und Kommunikation gezielt fördern.

Was Verbände und IHKs beitragen können

Gerade Kammern, Verbände und Wirtschaftsförderungen spielen in dieser Entwicklung eine wichtige Rolle. Ihre Mitglieder stehen unter Druck: Energiepreise, Standortdiskussionen, Fachkräftemangel, Bürokratie – und jetzt auch noch KI. Viele Unternehmen fragen sich: „Wie sollen wir das alles schaffen?“

Statt diese Krisenerzählung immer weiter zu verstärken, können Verbände eine andere Rolle einnehmen: Sie können Plattform für Hoffnung und Orientierung sein, konkrete Praxisbeispiele sichtbar machen und Formate unterstützen, in denen nicht nur Tools präsentiert werden, sondern auch Haltung, People Readiness und echte Umsetzung im Mittelpunkt stehen.

In Kooperationen mit projekt-dialog entstehen so Angebote, die Mitgliedsunternehmen nicht mit theoretischen Folien, sondern mit konkreten, erlebbaren Schritten in Richtung KI-gestützter Optimierung begleiten – vom ersten gemeinsamen Zielbild bis zu funktionierenden Piloten und gelebten Lernschleifen.