Abläufe optimieren
mit KI-Agenten
Schnell, einfach und vor allem rechtssicher
Wie bringt KI den maximalen Nutzen für mein Unternehmen?
Reisekosten, Rechnungsprüfung, Fuhrparkmanagement – zahlreiche wiederkehrende Arbeitsabläufe im Unternehmen kosten Geld und Zeit und lassen sich heute schon effizient automatisieren. Mit KI-Agenten.
Was macht ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine App, die nicht nur auf Fragen antwortet, sondern selbstständig Aufgaben verfolgen, Entscheidungen vorbereiten oder treffen und einzelne Arbeitsschritte ausführen kann.
Anders als ein klassischer Chatbot arbeitet ein KI-Agent zielorientiert: Er kann Informationen sammeln, bewerten, mit Unternehmensdaten oder Software verbunden werden und daraus konkrete Aktionen ableiten.
Beispiel: Reisekostenabrechnung – fast von allein erledigt
Reisekostenabrechnungen sind in vielen Unternehmen ein unnötiger Zeitfresser: Belege sammeln, Angaben prüfen, Richtlinien abgleichen und Rückfragen bearbeiten. Ein einfacher KI-Agent nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab, verarbeitet eingereichte Belege automatisch, erkennt fehlende oder unplausible Angaben und prüft jede Abrechnung anhand Ihrer Vorgaben. Dadurch kann er in den meisten Fällen die komplette Reisekostenabrechnung ohne weiteren Personaleingriff bearbeiten.
Das spart Zeit, senkt den Verwaltungsaufwand und sorgt für schnellere, fehlerärmere Prozesse. Ihr Team muss nur noch dort eingreifen, wo wirklich eine Ausnahme vorliegt.
Datenschutz! Datensicherheit! Berechtigungen! Inkompatible Systeme!
Die Einwände der IT Abteilung
Ja, der Einsatz von KI im Unternehmen ist in jedem Fall eine Herausforderung an IT und Datenschutz.
projekt-dialog arbeitet hier eng mit einem führenden Anbieter für KI-Tools in Deutschland zusammen. Die hiqs GmbH aus Heilbronn hat sich dem Ziel verschrieben, eine Systemplattform bereitzustellen, die allen Anforderungen gerecht wird:
- Datenlagerung ausschließlich in hoch-performanten Rechenzentren in Deutschland
- Rollenbasierte Berechtigungskonzepte, die keine Einsicht auf die Daten für Unberechtigte erlauben – auch nicht für hiqs selbst
- Datenverarbeitung ohne Beteiligung ausländischer Softwaresysteme
Damit werden DSGVO, der EU AI Act sowie alle wesentlichen weiteren rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Wie werden KI-Agenten erstellt?
Unterstützt werden auch wir dabei von einem KI-Agenten, der die Erstellung Ihrer KI-Agenten drastisch vereinfacht. Sozusagen die App, die Apps programmiert. Schnittstellen zu Ihren Systemen sind dabei natürlich ebenfalls möglich.
Das Beste daran: Ihre eigentliche Softwareumgebung muss sich nicht verändern, sie wird nur um weitere Hilfsprogramme erweitert. Ihre IT behält die vollständige Kontrolle.
Weitere Beispiele – was bringen KI-Agenten?
Einfache Abläufe, die jedes Unternehmen kennt und gerne vereinfachen würde
Angebotserstellung
Automatische Erkennung von Anfragen im Email-Postfach und Erstellung sauberer Angebote inkl. Kostenkalkulation, Materialverfügbarkeitsprüfung, Lieferantenabstimmung und Lieferterminplanung – entlastet den Innendienst bei zahlreichen Anfragen.
Interne Anfragen
Mitarbeitende fragen „Wo finde ich die aktuelle Vorlage?“, „Wie war nochmal die Regelung…?“, das Wissen ist verteilt auf zahlreiche Laufwerke, Emails und Personen. Ein KI-Agent als Chatbot hilft hier effizient weiter.
Rechnungseingang und
-prüfung
Rechnungen kommen in unterschiedlichsten Formaten, die Prüfung ist mühsam, Freigaben dauern. Der komplette Vorgang lässt sich mittels KI-Agent automatisieren: Rechnungen und Belege werden gescannt, zugeordnet, gegen Bestellungen und Verträge geprüft, Auffälligkeiten werden erkannt, Klärfälle priorisiert und sofort weitergeleitet.
Mit einem rechtskonformen KI-Agent sind diese Themen schnell und zufriedenstellend lösbar.
Ihr Nutzen im Alltag: Qualität, Kostensenkungen, Effizienz
Qualitätsniveau
Vermeidung von Fehlern, schnelle Fehleridentifikation z.B. bei Lieferscheinen, Rechnungen, Steuerbescheiden etc.
Entlastung erfahrener Mitarbeitender
Weniger Unterbrechungen durch Rückfragen, Konzentration auf Ausnahmen statt auf Standardarbeiten
Effizienz
Schnellere und sichere Abwicklung von Standardprozessen, auch rund um die Uhr.
Machen Sie Ihr Unternehmen zur smarten Organisation – mit KI-Agenten
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