Agiles Arbeiten – der Todesstoß für klassische Planungssoftware!

Viel Zeit wird für den Abgleich dieser Listen in nicht enden wollenden Meetings  verbraucht – kein Wunder: Die Komplexität der Aufgaben und die dafür wenig adäquaten Tools erfordern zeitraubende Kommunikation. Viel schlimmer sind die Versuche mit regelmässigen Status Meetings, zu denen jeder einen „Ampelreport“ oder einen „one pager“ mitbringt. Da wird dann nicht  miteinander geredet, sondern jeder berichtet immer nur kurz aus seinem Universum – one way communication!

Dann machen wir halt einen Plan ! oder :

‚Everybody has a plan till they get punched in the face‚ (Mike Tyson)

Warum nenne ich Master-Pläne historisch?  Vom Projektteam werden sie mit viel Energie zu Beginn eines Projektes als gemeinsame Vorgehensweise erstellt und verabschiedet – oftmals ohne Einbeziehung der Experten oder Umsetzer und ohne ein klares Verständnis, was genau gemacht werden muss. Die Folge:  Wunschkonzert!

Und dann merken die Beteiligten zudem sehr bald, dass viele Aspekte dazukommen, neue Zusammenhänge entstehen und der Aufwand, diese einzupflegen in keinem Verhältnis zum erwarteten Nutzen steht! Projekt-Erfolg bedeutet ja schliesslich auch nicht, den Meilenstein-Plan abzuarbeiten, sondern die definierten Ziele zu erreichen!

Ein weiterer Effekt: Zum Projekt gehörige Informationen werden in Projektlaufwerken gehortet  oder in Tools, die weder eine Übersichtlichkeit der Informationen bieten, noch Zusammenhänge oder Aktualität vermögen darzustellen.Dadurch rücken die Tools – auch abhängig vom gefühlten Druck der Beteiligten –  immer weiter in den Hintergrund  und zum finalen Ende hin wird nur noch auf Zuruf und mit „Excel-Listen“ gearbeitet . Es gibt noch ein Ziel : Innerhalb der vereinbarten Zeit die Ziellinie erreichen!

Ergo: 

• Die Komplexität der Projekte steigt (Inhalt, Beteiligte, Change, Zeitdruck, Kosten…).
• Klassische Planungs- und Steuerungstools werden dieser Komplexität nur bedingt gerecht
• Die Folge:  Das Kommunikationsaufkommen der Beteiligten steigt  immens an

 

Wie sähe der Idealzustand aus?

1. Planung:


• Kollaborative Planung – basierend auf dem Expertenwissen aus dem Team und dem Umfeld
• stets veränderbar bzw. anpassbar – und dadurch dynamisch
• so einfach wie möglich – warum ? Es ist ein fast sinnloses Unterfangen, mit Hilfe eines Netzplans der Komplexität und Dynamik eines Projektes zu entsprechen.
UND : Jeder Plan ist eine Illusion (es ist die gedachte Vorwegnahme der Zukunft mit all ihrer Unwägbarkeit!) bedeutet: Die Fortschreibung des Plans ist ein „must“!

2. Steuerung


• transparente einfache Abarbeitung (wie KANBAN-Tafel) und eindeutig zugeordnet
• Nutzung plattformübergreifend

3. Akzeptanz


• look & feel
 einfach
• nützlich = Anwender muss einen Nutzen darin sehen > Aufwand !

 
Frischer Wind zur Planung und Steuerung

In den letzten 20 Jahren bei der Unterstützung von Projektteams fiel uns immer mehr auf, dass  Menschen sich bei der Erstellung einer „logischen“ Planung – wie Projektstrukturplan (PSP) schwer tun. Was im Seminar jedem „logisch“ und einfach erschien, nämlich ein Projekt von oben nach unten (Groben zum Detail) zu strukturieren, ging in der Praxis meist in die Hose  – oder es wurde mit viel Aufwand versucht und nie erreicht.

Um anschließend dann doch wieder zu verschwinden (PSP), weil der besagte Plan ja letztendlich nur die Voraussetzung ist, die Arbeitspakete (doings)  zu finden und in ihrer Vernetzung (Netzplan) dann im Rahmen eines Netzplanes bzw. Balken-Diagramms abzubilden.

Inzwischen ist bekannt, warum das nicht die optimale und gehirnadäquate Methodik ist :
Unser Gehirn denkt nicht wie eine Maschine  – oder wenn, dann lediglich die linke Gehirnhälfte, in der das logische Denken stattfindet. Zur Planung gehören aber auch das visuelle Vorstellen, Bilder, Assoziationen und Querdenken –  aber das ist ja bekanntermaßen untersagt beim klassischen PSP !

Herkömmliche Notizen oder Diagramme nutzen nur die linke Gehirnhälfte. Diese Hälfte des Gehirns ist (bei den meisten Menschen) für analytisches Denken zuständig. Hier werden Sprache, Logik und Zahlen, geordnete und lineare Dinge verarbeitet.

Die rechte Gehirnhälfte  (bei den meisten Menschen) beinhaltet das bildliche Vor­stellungs­vermögen. Hier werden Formen, Farben, Muster und Rhythmen verarbeitet.

Eine Mind Map nutzt genau diese Fähigkeiten der rechten Gehirnhälfte.  Dadurch wird die Leistungsfähigkeit des Gehirns bestmöglich ausgeschöpft – gerade in der Planungsphase, in der es nicht um Fakten sondern um „Illusionen“ – sprich Zukunft – geht!

Mindmapping ist die Visualisierung von Brainstorming – funktioniert deshalb optimal, weil man stressfrei denken kann („alles ist erlaubt“ – keine Kommentare) – und unter Stress ist das Gehirn bekanntermaßen blockiert. Angst , etwas falsches zu sagen, blockiert und geht zu Lasten der Qualität !

Gegenüber der streng strukturierten klassischen Planungsmethodik haben Mind Maps noch weitere Vorteile: Sie sind zum einen weitaus flexibler, z.B. kann man jederzeit etwas an- oder einfügen. Au­ßer­dem regt ein Mind Map die Kreativität an, denn das Gehirn strebt stets danach, Bilder zu vervollständigen. Die Erstellung eines Mindmaps macht vor allem auch Spaß – alles ist erlaubt und man kann nicht falsch mindmappen – die Logik orientiert sich automatisch an den Ideen der Ersteller.

Klassische Mindmaps sind jedoch eher bekannt für das Strukturieren individueller Gedanken – sie werden nicht kollaborativ eingesetzt und sie bieten auch nicht die Fähigkeit, Aufgaben in ein Task-Management zu überführen.

 

Toll wäre es aber, wenn ein Tool für komplexe Vorhaben folgende Eigenschaften hätte:

1. gemeinsam – kollaborativ
2. Aufgaben (to dos) kenntlich machen und personifizieren
3. mit weiteren Informationen (Daten) verknüpfen
4. ansehnlich – Bilder, Filme, Skizzen – damit es akzeptiert ist
5. dezentral nutzbar, am besten am Smartphone, Browser und plattformunabhängig veränderbar im Laufe des Projektes ohne die Gesamtstruktur zu zerstören

 

Wir fassen zusammen : 
es gibt

– Mindmap-Programme en masse – die meisten sind aber nicht kollaborativ

– seit Jahren Projektplanungs- und Steuerungs-Software in reichhaltiger Auswahl

– sehr effiziente Groupware-Datenbanksysteme und Aufgabenverwaltungsprogramme

 

Wieder zurück zur Anfangs-Situation: wie arbeitet man effizient in Projekten, agilen Organisationen unter Berücksichtigung dieser Erkenntnisse ?

Durch einen Zufall bin ich auf ein von Apple mehrfach zertifiziertes Mindmap und Taskmanagement gestoßen:

 

Mindmeister (webbasiertes kollaboratives Mindmap Tool) in Kombination mit Meister-Task(Task-Management)

Dahinter steht ein deutsches Unternehmen (Meisterlabs Gmbh in München) mit deutschen Servern, das schon 2007 das erste komplett webbasiertes kollaborative Mindmap tool auf dem Markt gebracht hat und vornehmlich seit dieser Zeit die Kunden in Silicon Valley betreut.

Es kommt damit schon sehr nahe an die Praxis-Anforderungen.

 

Die Idee ist webbasiert, um gemeinsam – und durchaus an unterschiedlichen Orten – komplexe Themen gemeinsam im webbasierten Editor z.B. in einer kreativen Planungsphase zu entwickeln. Mit dem integrierten Task-Widget weisen Sie Mitarbeitern Aufgaben zu, setzen Prioritäten, fügen Deadlines hinzu und dokumentieren Fortschritte. Für umfangreichere Projekte können Sie außerdem MindMeisters Integration mit dem Projektmanager Meister-Task nützen, die Ihre Maps direkt mit agilen Projekt-Boards, ähnlich einer Kanban-Tafel verbindet und Tasks synchronisiert.

Verknüpfungen sind möglich zu gängigen Datenbanken wie Confluence , sowie bei Meister-Task zu HipChat oder Kommunikationstools wie Slack.

 

Es geht also doch! 

Wir sind nach den ersten Erfahrungen mit diesem System sehr angetan von der Einfachheit, komplex erscheinende Zusammenhänge abzubilden – und wieder lässt Ockhams Rasiermesser grüßen im Sinne :

„Die einfache Lösung ist der komplexen vorzuziehen! „ – und erst recht, wenn es um komplexe Aufgabenstellungen geht!